נוהל ספירת מלאי וקופה

נוהל ספירת מלאי וקופה מרכז להלן את הכללים המחייבים בעת עריכת מפקד המלאי וכן ספירת הקופה ביום 31 בדצמבר בכל שנה. לצורך עריכת הדוחות הכספיים המבוקרים אנו נדרשים, בין היתר, לאימות יתרות מלאי וקופות. לצורך כך יש לבצע ספירה מסודרת של המלאי המצוי ברשותו ובבעלותו של העסק (מפקד המלאי) וכן ספירת קופות השקים והמזומנים, המצויים במשרדי העסק ובסניפיו.

מפקד המלאי

מועד המפקד

יש לערוך את מפקד המלאי נכון לתאריך הדוחות הכספיים, כלומר, ב- 31 בדצמבר בכל שנה.

במידה ומפקד המלאי נערך בתאריך אחר, יש לערוך רישום מדויק של כניסות ויציאות מהמלאי בתקופה שבין 31 בדצמבר לבין מועד המפקד בפועל ולבצע התאמות במלאי בהתאם. כמו כן יש למסור הודעה לפקיד השומה במידה ופער הזמן בין מועד הספירה בפועל לבין יום המאזן עולה על 10 ימים.

נבקשכם להודיענו על תאריך ביצוע מפקד המלאי המתוכנן.

עריכת המפקד

במפקד יש לספור את כל המלאי המצוי ברשות העסק ובבעלותו, לרבות מלאי במשגור (קונסיגנציה) המצוי אצל צד ג'. לצורך כך, יש להכין מבעוד מועד רשימות מסודרות, המפרטות את המלאי על פי קבוצות (חומרי גלם, מלאי בתהליך, תוצרת גמורה, מלאי פגום / מת וכיוב').

מלאי המצוי ברשות העסק ואינו שייך לו יירשם בנפרד ולא ייכלל כמלאי של העסק.

יש למספר את הרשימות במספרים עוקבים ולציין את תאריך ומיקום הספירה. כמו כן, יש לציין את תיאור המלאי, הכמות, העלות ליחידה וכן את העלות הכוללת (כמות כפול עלות ליחידה). על כל דף ספירה יחתום מבצע הספירה ויציין את שמו המלא. יש לצרף עמוד המרכז את כל נתוני הספירה (סה"כ לפי עמודים / לפי קבוצות המלאי).

חישוב שווי המלאי

השווי יחושב לפי העלות לא כולל מע"מ.

העלות כוללת את כל ההוצאות שהוצאו לרכישת המלאי והבאתו למצבו ומיקומו הנוכחיים, כלומר, יש להעמיס על המלאי את כל עלויות הייבוא, ההובלות וכיוצא באלה, הקשורות למלאי באופן ישיר ואשר לא ניתן היה להימנע מהן.

שמירת הרשימות

רשימות המלאי מהוות חלק בלתי נפרד ממערכת החשבונות של העסק.

בהוראות מס הכנסה (ניהול פנקסי חשבונות) נקבע כי יש חובה לשמור מסמכים אלה במשך 7 שנים מתום שנת המס, שאליה הם מתייחסים, או במשך 6 שנים מיום הגשת הדוח לאותה שנת מס, לפי המאוחר מביניהם.

ספירת קופות

יש לערוך את ספירת תכולת הקופות על פי קבוצות (מזומן, שיקים, כרטיסי אשראי וכיוב') נכון לתאריך הדוחות הכספיים, כלומר, ב- 31 בדצמבר בכל שנה, כאשר על כל דף ספירה יחתום מבצע הספירה ויציין את שמו המלא. בספירה זו יש לכלול את כל הכספים השייכים לעסק ללא קשר למקום הימצאם.

המידע הניתן במאמר / מדריך זה בנושא נוהל ספירת מלאי וקופה, ניתן כשרות על ידי מיכאל ויצמן ושות' – משרד רואי חשבון, פארק תעשיות פולג נתניה. המידע אינו מהווה תחליף למתן חוות דעת ספציפית, אף כי נעשו מאמצים להקפיד על דיוק המידע, זאת נכון למועד פרסום המאמר בלבד, איננו אחראיים בצורה כלשהיא לתוכנו וכל שימוש בו מחייב בדיקה או קבלת ייעוץ על בסיס מקצועי.

רואה חשבון ממשרדנו ישמח לסייע בהקדם, ככל שיידרש. צור קשר – ללא התחייבות.