תקופת השמירה על ספרי העסק
על פי הוראות מס הכנסה (ניהול פנקסי חשבונות) (להלן:"ההוראות") נקבעו כללים בקשר עם תקופת השמירה על ספרי העסק- מסמכי מערכת החשבונות ומסמכים אחרים (שברשות), אמצעי האחסון ומיקום שמירתם.
תקופת שמירת מסמכי מערכת החשבונות ומסמכים שברשות
מערכת החשבונות (אותה חובה לנהל) כוללת:
- כל ספרי החשבון (לרבות מערכת הנהלת חשבונות) ותיעוד לגבי הרישומים. לגבי מערכת ממוחשבת, ההנחיה כוללת בין היתר גם את התוכנה, טבלאות העזר וכן גיבויים ממוחשבים.
- מסמכים נוספים שלגביהם נקבע בהוראות שיש לשמרם יחד עם מערכת הנהלת החשבונות ובכללם, העתקי שוברי מע"מ, אי התאמות תקופתיות וכדומה.לגבי שמירת מסמכים אלה נקבע בהוראות כי יש חובה לשמרם במשך 7 שנים מתום שנת המס שאליה היא מתייחסת, או במשך 6 שנים מיום הגשת הדוח לאותה שנת מס, לפי המאוחר מביניהם.
מסמכים אחרים כוללים:
מסמכים שאינם חלק ממערכת החשבונות כמפורט לעיל ולא חלה חובת תיעוד לגביהם מלכתחילה. מסמכים כאלה יכולים להיות מסמכים סטטיסטיים, טבלאות פנימיות, חוזים, פרוטוקולים וכל מסמך אחר שנוהל, בין מרצון ובין מכוח דין אחר.
לגבי שמירת מסמכים אלה נקבע בהוראות כי יש חובה לשמרם במשך 3 שנים לפחות מיום הגשת הדוח לאותה שנת מס.
יובהר כי על כל המסמכים להיות קריאים וברורים לכל משך התקופה הנדרשת לשמירתם ובכל מקרה ראוי לשקול ולבדוק האם יש צורך בתקופת שמירה ארוכה יותר משנקבע, והכול על פי הצרכים לגבי מסמכים העשויים להידרש בעתיד.
מיקום שמירת המסמכים
ההוראות קובעות כי יש להחזיק את המסמכים במען הרשום של העסק, שצוין בדוח השנתי על ההכנסות, למעט במקרים בהם הוצאו זמנית מהמקום לשם ביקורת רואה חשבון, או מסירת עדות וכד'. בכל מקרה בו המסמכים לא מצויים בדרך קבע במען החברה, יש לדווח על כך לפקיד השומה.
אמצעי אחסון המסמכים
ההוראות מאפשרות לשמור את המסמכים הידניים בצורת המקור שלהם, בהעתק צילומי ממוזער וכן באמצעים ממוחשבים, שניתן להפיק מהם פלט מודפס וזאת על פי תנאים מגבילים מסוימים. חשוב לציין כי סריקת מסמכים לא תיחשב כשמירתם.
מערכת ממוחשבת תישמר באמצעי אחסון ממוחשבים, אשר יאפשרו הפקה זמינה של פלט מודפס ותגובה אחת לרבעון.
יש לערוך גיבוי למערכת החשבונות הממוחשבת (למעט תוכנת הנהלת חשבונות) אחת לרבעון, אשר ישמר במיקום השונה ממקום החזקת מערכת החשבונות הממוחשבת ויאפשר הפקת פלט מודפס וחזותי (כפי הנדרש ממערכת חשבונות ממוחשבת).
המידע הניתן במאמר / מדריך זה, ניתן כשרות על ידי מיכאל ויצמן ושות' – משרד רואי חשבון, פארק תעשיות פולג נתניה. המידע אינו מהווה תחליף למתן חוות דעת ספציפית, אף כי נעשו מאמצים להקפיד על דיוק המידע, זאת נכון למועד פרסום המאמר בלבד, איננו אחראיים בצורה כלשהיא לתוכנו וכל שימוש בו מחייב בדיקה או קבלת ייעוץ על בסיס מקצועי.
רואה חשבון ממשרדנו ישמח לסייע בהקדם, ככל שיידרש. צור קשר – ללא התחייבות.
